1. Wie zijn wij?

1.1. SEQUOIA Consulting als verwerkingsverantwoordelijke

Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij u informeren waarom en op welke wijze uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door SEQUOIA Consulting (hierna “wij”, of “SEQUOIA”, of “SC”). Uw persoonsgegevens worden binnen SEQUOIA centraal verzameld en bewaard.

Onze contactgegevens kan u vinden onder punt 10 van deze Verklaring.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat u: geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens en over uw rechten; de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken; uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen. Meer informatie over uw rechten kan u vinden onder punt 9 van deze Verklaring.

In het kader van zijn dienstverlening aan zijn klanten, is SC ook verwerker van persoonsgegevens van zijn klanten. Dit wordt behandeld in de verwerkersovereenkomst tussen SC en zijn klanten, en is geen onderdeel van deze Verklaring.

1.2. Functionaris voor de gegevensbescherming

Wij hebben eveneens de heer Filip Aelvoet als functionaris voor gegevensbescherming aangeduid. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

U kan de functionaris contacteren via de kanalen vermeld onder punt 10 van deze Verklaring.

2. Welke gegevens verzamelen wij over u?

2.1. Persoonsgegevens

Onder "persoonsgegevens" verstaan wij alle informatie die naar een bepaalde levende natuurlijke persoon verwijst. Het omvat, waar toepasselijk, gegevens van u en/of uw vertegenwoordigers, personeel, zelfstandige medewerkers en/of bestuurders (hierna samen ook aangeduid als "u" of "uw").

Indien wij van u persoonsgegevens ontvangen van uw vertegenwoordigers, personeel, zelfstandige medewerkers en/of bestuurders dient u hen te informeren over het bestaan en de inhoud van deze Verklaring met inbegrip van onze plichten, hun rechten en de wijze waarop zij deze rechten kunnen uitoefenen. In het bijzonder verzamelen wij: van onze bestaande klanten: identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, kopie identiteitskaart, …), aangegeven interessedomeinen, en bepaalde financiële gegevens (bankrekeningnummer, …); van prospecten: identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, …), aangegeven interessedomeinen, ….

Deze gegevens hebben wij nodig en gebruiken wij voor de doeleinden vermeld in punt 3 van deze Verklaring.

Op onze websites worden ook "cookies" gebruikt. Dit zijn kleine deeltjes informatie die door de browser op uw computer worden opgeslagen en ons toelaten om bepaalde inlichtingen over de gebruikers van onze website te registreren (bv. taalkeuze, duur van Uw bezoek op de pagina, …). Ze helpen om de website beter af te stemmen op uw wensen, voorkeuren en gebruiksgemak. Meer informatie hierover kan u terugvinden in onze cookie verklaring.

Wij verzamelen en verwerken als gegevensverwerkingsverantwoordelijke geen persoonsgegevens van minderjarigen en evenmin zogenaamde gevoelige gegevens, te weten: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken; genetische of biometrische gegevens (vb. gezichtsafbeeldingen en vingerafdrukken); gegevens over gezondheid; gegevens met betrekking tot seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Indien dergelijke gevoelige persoonsgegevens aan ons zouden worden verstrekt, zullen wij deze niet gebruiken en zullen wij deze verwijderen.

3. Waarvoor hebben we uw gegevens nodig?

3.1. Om u als klant te kunnen aanvaarden en het contract correct te kunnen uitvoeren.

Wij hebben persoonsgegevens nodig om: u als prospect of klant te kunnen registreren en beheren in ons klantenbeheersysteem (CRM); u als klant te kunnen aanvaarden in onze “client acceptance”-procedure; u als klant te kunnen contacteren en met u te kunnen afstemmen in verband met de uitvoering van de door u gevraagde diensten; onze diensten te kunnen facturen of om afrekeningen te maken met betrekking tot de geleverde diensten.

3.2. Om aan direct marketing te kunnen doen

Wij wensen u te kunnen informeren over onze diensten, evenementen of relevante nieuwsberichten. Dat kan op uw uitdrukkelijke vraag gebeuren, of als wij vermoeden dat u interesse hebt in of gebaat bent bij een dienst.

Deze informatie kan u op allerlei manieren bereiken: via de SEQUOIA-kantoren, het internet en via apps, per e-mail, per post, per telefoon en op evenementen. Daarnaast komen er elke dag wel nieuwe technologieën bij die wij wensen te gebruiken indien dit helpt om informatie duidelijk over te brengen op de wijze die u zo weinig mogelijk stoort.

U zal onze direct marketingcommunicatie ontvangen indien u daartoe een uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Wij zullen u in het bijzonder een uitdrukkelijke toestemming vragen indien u geen klant bent van SEQUOIA.

Maar ook als u geen toestemming geeft, kan u nog aanbiedingen of reclame ontvangen van SEQUOIA, in het bijzonder indien u reeds een bestaande klantenrelatie met SEQUOIA heeft. Wij baseren ons hiervoor op ons gerechtvaardigd belang.

Indien u helemaal geen reclame wenst, maak dan gebruik van je recht van verzet tegen direct marketing, zoals vermeld in punt 9.2 van deze Verklaring.

3.3. Omdat het noodzakelijk is om als bedrijf te kunnen functioneren

Dit doeleinde komt neer op wat men een “gerechtvaardigd belang” noemt. Wij hebben inderdaad nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit gebeurt enkel nadat wij de afweging hebben gemaakt dat in elk geval het evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en de eventuele impact daarvan op uw privacy niet wordt verstoord.

Indien u toch bezwaren heeft tegen deze verwerkingen, dan kan u uw recht van verzet uitoefenen, zoals vermeld in punt 9.3 van deze Verklaring.

Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt: Persoonsgegevens kunnen als bewijs dienen (archieven); Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om uw deelname en/of aanwezigheid op onze evenementen te registreren; Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om door u gevraagde informatie te kunnen verstrekken; Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor de vaststelling, uitoefening, verdediging en vrijwaring van de rechten van SEQUOIA Consulting of de personen die zij eventueel vertegenwoordigt, bijvoorbeeld bij geschillen; Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het bestuur, (risico)beheer en controle van onze organisatie, zoals compliance (zoals witwas- en fraudepreventie en -onderzoeken, en privacy), risicobeheer, risicofuncties en inspectie, klachtenmanagement, interne en externe audit; Persoonsgegevens waarover SEQUOIA beschikt kunnen samengebracht en gebruikt worden voor gecentraliseerd of efficiënt beheer van klanten, voor de aanmaak van segmenten of sectoren (bijvoorbeeld Public Sector, Real Estate & Construction, Life Sciences, Retail, …), en voor de aanmaak van meer gedetailleerde klanten- of prospectenprofielen teneinde meer gericht met u te kunnen communiceren; Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het ondersteunen en vereenvoudigen van het afnemen, gebruiken en beëindigen van diensten door de klant, o.a. om te vermijden dat u informatie die u vroeger al doorgaf opnieuw moet invullen, of om te vermijden dat u opnieuw een volledig identificatieproces moet doorlopen als u bij een andere SEQUOIA-entiteit klant wilt worden. Zo kunnen identificatiegegevens worden doorgegeven aan SEQUOIA-entiteiten om de identificatie bij die andere entiteiten vlotter te laten verlopen.

4. Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

4.1. Algemeen

Uw persoonsgegevens kunnen enkel rechtmatig door ons worden gebruikt en verwerkt indien aan één van de volgende voorwaarden is voldaan: het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft gesloten of om, op uw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen zetten om tot een overeenkomst met ons te komen. De verwerkingsdoeleinden vermeld in punt 3.1 van deze Verklaring zijn op deze grondslag gebaseerd. wij beschikken over uw uitdrukkelijke en vrije toestemming om uw persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken. Zo zullen wij uw toestemming vragen om u vanuit direct marketing-doeleinden aan te schrijven, zoals vermeld onder punt 3.2 van deze Verklaring, indien u nog geen klantenrelatie met ons heeft. het gebruik van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in de mate dat dit opweegt tegen uw belangen en rechten; Wij baseren de verwerkingen die noodzakelijk zijn om als bedrijf te kunnen functioneren op ons gerechtvaardigd belang, zoals vermeld onder punt 3.3 van deze Verklaring, en om onze bestaande klanten te kunnen aanschrijven uit direct marketing overwegingen, zoals vermeld onder punt 3.2 van deze Verklaring. wij kunnen wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te verwerken, en in het bijzonder door te geven naar de betrokken overheden. In het kader van bepaalde diensten (commissarismandaten, fiscale aangiftes, boekhouding, …) is SEQUOIA inderdaad gehouden tot rapporteringsverplichtingen aan overheden, of nog, dienen wij correct te kunnen reageren als u uw rechten onder de privacywetgeving uitoefent, en zijn wij ook verplicht om vragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit te beantwoorden, bijvoorbeeld bij klachten.

5. Met welke andere personen delen we uw persoonsgegevens?

Enkel onze werknemers en zelfstandige medewerkers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot uw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid. Daarnaast doen wij een ook een beroep op externe leveranciers die voor ons bepaalde verwerkingen uitvoeren zodat wij onze producten en activiteiten aan u kunnen aanbieden, zoals IT-diensten (o.m. om en juridische, financiële, boekhoudkundige en soortgelijke andere diensten. Aangezien deze derden in het kader van de door ons gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat jouw persoonsgegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring. Alleen als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties en onderzoeksdiensten.

6. Waar worden de gegevens bewaard en verwerkt?

Uw gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd. Indien wij voorzien dat uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en bewerkt, dan zullen wij dit expliciet vermelden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als van toepassing binnen de EU.

Uw persoonsgegevens zullen buiten deze gevallen nooit aan derden worden overgemaakt of ter beschikking gesteld en worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van ons. Andere ondernemingen kunnen uw gegevens dus niet gebruiken om u bv. reclame toe te sturen.

7. Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens enkel zolang als dat nodig is met het oog op de doeleinden waarvoor de gegevens gebruikt worden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring (bv. uitvoeren van een overeenkomst, toesturen van door u gevraagde informatie …). Eventuele afwijkingen of verduidelijkingen van dit principe zijn uitdrukkelijk vermeld onder de verschillende doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring.

Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype alsook per doeleinde van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaringstermijnen aanzienlijk variëren.

Wij kunnen u hierbij meedelen dat wij onder meer volgende criteria in acht nemen bij het bepalen van de beweringstermijnen: Hoe lang zijn de persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren? Hebben wij een bepaalde specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd? Hebben wij toestemming gekregen voor een langere bewaringstermijn? Hebben wij een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting om de gegevens te bewaren?

Zodra uw gegevens niet langer nodig zijn en wij ook geen wettelijke bewaarplicht, gerechtvaardigd belang of contractuele verplichting hebben zullen wij deze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen.

Uw persoonsgegevens zullen wel worden bewaard en gebruikt zolang dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of onze overeenkomsten af te dwingen.

8. Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

9. Wat zijn jouw rechten?

9.1. Recht van inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

9.1.1. Recht op inzage van uw persoonsgegevens

U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van uw persoonsgegeven die door ons worden verwerkt. Wij zullen u in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken.

9.1.2. Right to rectify your personal data

U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.

9.1.3. Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw uitdrukkelijke toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.

We wensen u er op te wijzen dat het intrekken van uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat u niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik zal kunnen maken van door ons aangeboden activiteiten of diensten.

9.1.4. Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken

Voor de verwerkingsactiviteiten gebaseerd op gerechtvaardigd belang, zoals vermeld onder punt 3.3, heeft u het recht om bezwaar te maken.

9.1.5. Recht op wissing van uw persoonsgegevens

U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Op basis hiervan kan u ons vragen, wanneer u niet langer een relatie wenst met SEQUOIA, om te stoppen met het gebruiken van uw persoonsgegevens.

Wij kunnen echter wel persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden vereist zijn. Onder dit verwijderingsrecht heeft u ook het recht om ons te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigde belang. Vanwege haar gerechtvaardigde belangen kunnen wij uw persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van uw belangen met die van ons, tenzij u besluit om de relatie met ons te beëindigen.

9.1.6. Recht op overdracht van persoonsgegevens

U heeft het recht om te vragen om persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar u door te sturen zodat u deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons.

De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

9.1.7. Recht op beperking van bepaalde verwerkingen

U kan ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in elk van de volgende gevallen: indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, kan u om een beperking van de verwerking verzoeken gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren; indien de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en u ons in de plaats daarvan verzoekt om de beperking van het gebruik ervan; indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden vermeld onder punt 3, maar u deze wel nog nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; indien u bezwaar heeft gemaakt tegen een verwerking, zullen wij deze verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van SEQUOIA zwaarder wegen dan die van u.

Wanneer u het recht op de beperking van de verwerking heeft verkregen, zullen wij, afgezien van het opslaan van de gegevens, geen verrichtingen meer uitvoeren met de desbetreffende persoonsgegevens.

9.2. Recht van bezwaar tegen direct marketing

Zoals vermeld onder punt 3.2 van deze Verklaring gebruiken wij uw persoonsgegevens om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen aan u te richten (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, als u dergelijke mededelingen niet (meer) van ons wilt ontvangen, en dit door gebruik te maken van de daartoe voorziene opties in elke mail die u van ons ontvangt In dit geval zullen wij uw gegevens niet meer verwerken voor direct marketingdoeleinden. Uw aanvraag zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd.

Als u uw recht om bezwaar te maken heeft uitgeoefend, kunt u, indien u dat wenst, direct marketingactiviteiten via dezelfde kanalen terug toestaan.

Wij vestigen uw aandacht op het feit dat uw uitoefening van het recht van bezwaar niet verhindert dat wij u in voorkomend geval contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

9.3. Hoe uitoefenen?

Om voormelde rechten uit te oefenen kan U een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze: per email: info@sequoia-consulting.be schriftelijk naar volgend postadres: SEQUOIA Consulting, t.a.v. de heer Filip Aelvoet, Rollegemseweg 100, 8510 Rollegem - Kortrijk

Bij de uitoefening van Uw recht verzoeken Wij U om duidelijk aan te geven op welk recht U zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) U zich eventueel verzet of welke toestemming U wenst in te trekken. Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen.

10. Hoe kan je vragen of klachten indienen

Indien u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, over de uitoefening van uw rechten of over deze Verklaring, dan kan u contact met ons opnemen via de volgende kanalen: per email: info@sequoia-consulting.be schriftelijk naar volgend postadres: SEQUOIA Consulting, t.a.v. de heer Filip Aelvoet, Rollegemseweg 100, 8510 Rollegem - Kortrijk Telefonisch: +32 56 32 97 48

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, of indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten, of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan kan u hierover klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, voorheen gekend als de Privacycommissie. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.privacycommission.be.

11. Aanpassingen van deze Verklaring

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten. Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze Verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen wij u hiervan eveneens op de hoogte brengen en u een kopie van de bijgewerkte verklaring bezorgen. We moedigen u daarnaast ook aan om periodiek deze Verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.